[przeczytanie tego wpisu zajmie Ci… 7 minut]
Gdzie idziesz? Na spotkanie. Co robisz? Mam spotkanie. Nie mogę teraz rozmawiać, jestem na spotkaniu. Oddzwonię. Też tak macie? Spotkanie, spotkanie, spotkanie. Spotykając się, zmieniamy świat, jednak czasem w naszym kalendarzu nie można znaleźć chwili na nic innego, ponieważ ciągle pędzimy z jednego spotkania na drugie. Stąd w mojej głowie pojawił się pomysł na wpis o radach dla tzw. chairperson, czyli osób, które zapraszają na zebranie, rozmowę lub prezentację. Czy ty także jesteś taką osobą?
Ze spotkaniami jest trochę jak z wioślarstwem. Dwójka podwójna mężczyzn. Czwórka podwójna kobiet. Ósemka mężczyzn. Konkurencji jest co najmniej kilkadziesiąt. Wszyscy wioślarze siedzą plecami do kierunku ruchu łodzi. Podobnie jest ze spotkaniami. Konfiguracje można mnożyć i mnożyć, na początku zebrania często jesteśmy zwróceni tyłem do kierunku jazdy, ale cel jest jeden. Dopłynąć wspólnie do mety. Liczy się praca całego zespołu, właściwy przepływ informacji i dobra komunikacja.
Żyjemy w czasach, w których nasza praca bardzo często polega na nieustannym siedzeniu przy komputerze. Niektórych spraw nie da się załatwić mailem, dlatego też co rusz zwoływane są… spotkania. Mniejsze, większe, w biurze, poza nim, z klientami lub nieformalne wewnętrzne. Pełna paleta. Przebieg zebrania i jego sukces, zależy jednak w dużej mierze od osoby, która nas zaprasza i jak będzie je prowadzić. By było ono efektywne i faktycznie usprawniało przepływ informacji, wpływając na rozwój projektu, powinno być poprowadzone według kilku zasad i wytycznych. Owszem, spotkania zwoływane są w określonych celach, a dyskusja powinna być doprowadzona do końca. Chairperson musi jednak posiadać pewne umiejętności.
CZAS
Zazwyczaj na spotkanie przeznacza się 60 lub 90 minut. Czas ucieka. Po prostu. Zaplanuj go więc efektywnie i wykorzystaj dobrze. To oznaka szacunku wobec osób, które mają z Tobą spędzić najbliższą godzinę. Każdy z nas mam wiele spraw na głowie, dlatego czas jest tak cenny.
Z tą kwestią nierozerwalnie związana jest jeszcze jedna – odpowiednio przygotowana lista uczestników. Jeśli konkretnego uczestnika dotyczy tylko jeden temat, zaplanuj omówienie go na samym początku, by Twój współpracownik nie musiał bezczynnie siedzieć z całym zespołem przez kolejne 50 minut.
BEZSTRONNOŚĆ
Organizator spotkania powinien dać wszystkim uczestnikom możliwość swobodnego wygłoszenia swojej opinii oraz punktu widzenia. Różnorodne doświadczenie, staż pracy czy nawet dział, w którym pracujemy, sprawiają, że nasze podejście do danego tematu jest unikatowe i może okazać się cenne dla innych stron dyskusji.
ASERTYWNOŚĆ
Chairperson musi wykazywać się sporą asertywnością, czasem także stanowczością, wywołując do odpowiedzi kolejnych uczestników. Oczywiście powinien robić to kulturalnie, jednak wszyscy zgromadzeni powinni wiedzieć kto zwołał spotkanie, w jakim celu i przede wszystkim, kto je prowadzi. Niepotrzebne dyskusje, dygresje, anegdoty czasem po prostu warto uciąć, prostym sformułowaniem: „wróćmy do agendy, mamy jeszcze sporo tematów do omówienia”.
Często zdarza się jednak, że spotkanie „przejmuje” jedna osoba, która ma do powiedzenia coś w każdym temacie, niezależnie od tego, czy się na tym zna, czy nie. Często robi to nieświadomie i zależy to od jej osobowości i charakteru. Wpływa to jednak negatywnie na przebieg spotkania, ponieważ dominuje nad innymi, mniej przebojowymi kolegami i koleżankami. To dlatego chairperson musi być asertywny.
AGENDA
I wreszcie magiczna, wspomniana już wcześniej agenda. Jest trochę jak Yeti… wszyscy o niej słyszeli, ale mało kto ją widział. Jeśli zwołujesz spotkanie w jednym, określonym temacie, uczestnicy wiedzą, czego się spodziewać, bo prawdopodobnie zaproszenie do kalendarza lub mail zapraszający, zawiera w sobie tą cenną informację. Jeśli jednak zamierzasz poruszyć kilka lub kilkanaście tematów, powiadom lepiej zaproszonych, o czym chciałbyś z nimi rozmawiać, żeby mogli się przygotować. Dotyczy to także spotkań z osobami spoza Twojej pracy.
Agendę możesz / powinieneś wysłać wraz zaproszeniem lub przedstawić ją na samym początku. Superagenda zawiera także szacowany czas, który chciałbyś poświecić na dany temat. To jednak opcja dla zaawansowanych i tych naprawdę trzymających wszystkich w ryzach.
PODSUMOWANIE
Spotkanie musi (tym razem musi, nie powinno) zakończyć się podsumowaniem. Dlaczego? By wszyscy wiedzieli, co zostało ustalone, by nie było niedopowiedzeń i wreszcie, by każdy wiedział, co powinien teraz zrobić. Umiejętność sprawnego i trafnego podsumowywania spotkań nie jest prosta, lecz jest kluczowa dla dalszych działań.
PODSUMOWANIE WPISU
Wioślarze, przygotowując się do zawodów, ćwiczą miesiącami, latami. Tak jak oni powtarzają te same ruchy, tak samo my możemy nauczyć się organizować dobrze zaplanowane i prowadzone spotkania. Najważniejsza jest jednak technika i trening. Nie liczy się liczba spotkań, która prowadzi do „spotkaniozy”, lecz ich efekt. Czasem zebranie wszystkich członków zespołu w jednym miejscu i czasie tylko raz oraz przekazanie im jasnych wytycznych wystarcza, by każdy z nich płynął do celu. Bo kiedy każdy z nas będzie wiedzieć, o czym mamy porozmawiać, te wspomniane wcześniej 60 minut przebiegnie bezboleśnie i co ważniejsze, przyniesie zamierzony skutek. Czyż nie wspominałem na początku wpisu, że spotykając się… zmieniamy świat?
PS. Ten temat poruszam na blogu także ze względu na fakt, że każde zebranie jest wystąpieniem publicznym. Musimy przemawiać do grupy osób, którą zaprosiliśmy, dlatego też chairperson, powinien posiadać także umiejętność klarownego przedstawiania swoich myśli oraz zdolność nazywania rzeczy po imieniu. Nie bez znaczenia jest także forma, w jakiej coś powiemy, na co położymy nacisk i jak będziemy się zachowywać. To także wpływa na przebieg i efekt spotkania.
Nie wstydź się! Polub mój fanpage na Facebooku! KLIKnij w obrazek. Dzięki!
