Jak wybrać konferansjera lub prowadzącego wydarzenie? 

Wybiła godzina 20.00. W sali 600 osób. Kluczowi klienci, międzynarodowi i krajowi partnerzy, zarząd i pracownicy. Światło gaśnie, na gigantycznym ekranie pojawia się widowiskowe wideo nakręcone kilka dni wcześniej dronem w siedzibie firmy, a na scenę w blasku follow spotów wchodzi duet prowadzących. Managerka ds. PR i profesjonalny konferansjer, którzy za chwilę przywitają wszystkich zgromadzonych donośnym: „Dobry wieczór Szanowni Państwo”.

źródło: Me Want Photo

Łatwo wyobrazić sobie taką sytuację. Może uczestniczyliście w takim wydarzeniu. Ba, najprawdopodobniej sami takie produkowaliście. Być może wśród czytających te słowa są nawet osoby, które brały udział w tej realizacji, bo mowa o dużym evencie, który odbył się w siedzibie Opery Krakowskiej. Była to jubileuszowa gala polskiej firmy działającej w obszarze nowych technologii, którą miałem przyjemność poprowadzić, wspólnie ze wspomnianą już managerką ds. PR.

Ta historia zaczęła się jednak o wiele wcześniej. Przedstawicielka firmy, która odpowiada za wizerunek, miała za zadanie zorganizować event z okazji ważnego momentu w życiu tej organizacji. Nie tylko zorganizować, ale także poprowadzić. Zwróciła się więc do znajomego „po fachu” z prośbą o zarekomendowanie firm, z którymi najlepiej współpracować. Dlaczego o tym piszę? Bo to przykład profesjonalnego podejścia do realizacji wydarzenia. Poprzez zaangażowanie specjalistów branży spotkań. W tym zawodowego konferansjera.

Do wszystkiego – to do niczego?

Dobry research w kontekście wyboru prowadzącej lub prowadzącego jest kluczowy. Niestety często zapominamy, na jakie aspekty zwrócić uwagę lub automatycznie chwytamy za telefon i dzwonimy do tych, z którymi już współpracowaliśmy. Niekoniecznie jest to dobra droga.

Przyznaję, najlepiej pracuje mi się z klientami, z którymi mieliśmy okazję działać, jednak mimo wszystko zdarzyło mi się powiedzieć: „dzięki, to impreza, której nie poprowadzę, bo mam inny specjalistyczny profil” lub po prostu „nie czuję tego – to nie mój świat”. Gdy na scenie pojawia się konferansjer, który nie wierzy w to, co mówi, odbiorcy najprawdopodobniej to wyczują. Przechodzimy wtedy w jakąś formę inscenizacji, która nie jest autentyczna.

Checklista – przeczytaj i zapisz

Poniżej zamieszczam listę rzeczy i spraw, na które trzeba zwrócić uwagę, gdy myślimy o wyborze prowadzącej lub prowadzącego (konferansjera). Niektóre z nich są oczywiste, ale warto mieć pod ręką kompleksowy poradnik. Niektóre mogą wydać się zaskakujące, ale to dobrze. Warto czasem „wsadzić kij w mrowisko” i odważyć się na nowo lub po prostu ponownie przemyśleć swoje działania, które często wynikają z braku czasu na research, z przyzwyczajeń lub – nie bój się tego napisać – z lenistwa.

Zrozumienie branży, kontekstów oraz wartości organizacji: konferansjer musi zdobyć wiedzę na temat branży, w której działa dana firma, instytucja lub organizacja. To zadanie powinien wykonać zarówno we współpracy z agencją, jak i klientem w czasie spotkań briefingowych, ale też we własnym zakresie, przygotowując się do wydarzenia.

Umiejętności komunikacyjne: prowadzący powinien być pewny siebie i jasno przekazywać treści. Nie każdy konferansjer jest stworzony do prowadzenia wieczornej gali lub rodzinnego pikniku dla pracowników. W tej branży również mamy do czynienia ze specjalizacjami.

Elastyczność i improwizacja: wybierz kogoś, kto potrafi radzić sobie w sytuacjach nieprzewidzianych, by uniknąć kłopotliwych momentów. Nie ma nic gorszego niż cisza na scenie lub nietrafione i nieeleganckie czy riposty. Czasem agenda rozsypuje się i trzeba „szyć”. Dobrze mieć wtedy przy sobie sprawnego komunikacyjnie „krawca”, który sobie z tym poradzi.

Płeć i wiek: zastanów się czy lepiej, by Twoje wydarzenie poprowadziła kobieta czy mężczyzna. Ważny jest też wiek prowadzącego – dopasowany do publiczności i charakteru imprezy. Co ciekawe, coraz częściej eventy prowadzą osoby po 60. roku życia. Nie zawsze musi być to więc młody, dynamiczny mężczyzna przed 40-stką. Świat jest zróżnicowany.

TOP 3: Na co zwrócić uwagę przy wyborze prowadzącego?

Kultura osobista i znajomość etykiety biznesowej
To kluczowe elementy, które stanowią fundament właściwego zachowania w najróżniejszych sytuacjach. W tym także na scenie, podczas wydarzeń na żywo, gdy wszystko może się zdarzyć. Dodatkowo kultura osobista prowadzącego wpływa na odbiór całego wydarzenia. Właściwe zachowanie jest oznaką szacunku wobec publiczności, a pamiętajmy, że konferansjer niejednokrotnie jest odbierany nie tylko jako twarz eventu, ale także firmy, instytucji lub organizacji, dla której pracuje.

Zdolność nawiązywania naturalnego kontaktu z publicznością oraz wchodzenia w interakcje
Świat opiera się na relacjach. Zarówno podczas realizacji on site, jak i online umiejętność budowania relacji z publicznością kształtuje atmosferę zaufania i komfortu, co przekłada się na aktywne uczestnictwo oraz – długofalowo – lepszy odbiór wydarzenia.

Dostosowanie stylu prowadzenia do atmosfery wydarzenia
Prowadzący, który potrafi zrozumieć i podążać za atmosferą, tonem i celem spotkania, może skuteczniej dostarczyć treści, które są spójne z oczekiwaniami i potrzebami uczestników. Przekłada się to na bardziej satysfakcjonujące doświadczenie dla publiczności. To istotny element budowania pozytywnego wrażenia dla organizatorów, którzy chcą osiągnąć zamierzone cele, jak i dla odbiorców, którzy podprogowo oczekują, że konferansjer nada imprezie właściwy charakter, tempo i emocje.

Dodatkowe elementy, o których warto pamiętać

Estetyka i wygląd zewnętrzny: chociaż nie powinno być to najważniejsze kryterium, zadbaj o to, aby wygląd konferansjera był zgodny z wizerunkiem firmy i charakterem wydarzenia. Warto omówić kwestie takie jak styl ubioru i kolorystyka stroju. Prowadzący powinien zapytać, jak wygląda scenografia, by nie „wtopić się” w tło oraz jaki styl obowiązuje – czy będzie to smoking, suknia wieczorowa czy bardziej swobodny dress code.

Zdolności interakcji z publicznością: sprawdź, czy potencjalny konferansjer potrafi angażować publiczność, stworzyć przyjazną atmosferę i zachęcać do aktywnego uczestnictwa.

Dostosowanie do grupy docelowej: pamiętaj o specyfice grupy. Jeśli to międzynarodowe wydarzenie, znajomość języków będzie kluczowa. Tak samo jak świadomość różnic kulturowych.

Referencje i recenzje: przeczytaj opinie z wcześniejszych wystąpień lub skonsultuj się z osobami, które miały do czynienia z danym prowadzącym. Możesz też poprosić o nagrania.

Zarządzanie czasem: prowadzący powinien być zdolny do skutecznego zarządzania czasem, aby wydarzenie miało płynny przebieg i nie trwało dłużej niż planowano. Ważne, by wiedział, że nie jest gwiazdą eventu i nie skupiał uwagi tylko na sobie.

Przygotowanie do wywiadów i dyskusji panelowych: jeśli planujesz panele czy wywiady, upewnij się, że prowadzący potrafi efektywnie moderować tego typu formaty oraz posiada odpowiednie dane wejściowe (materiały, tezy, biogramy).

Make up i narzędzia do pracy: prowadzący musi mieć make up. To nie podlega dyskusji – albo zapewnij mu taką usługę, albo poproś, by zorganizował ją we własnym zakresie. Konferansjer powinien też poinformować, w jaki sposób pracuje: czy korzysta z mikrofonu nagłownego, czy do ręki, czy potrzebuje statywu lub mównicy, czy woli mieć mobilność. Warto ustalić także kwestie odsłuchów, miejsca wejścia na scenę oraz tego, czy dostaje „ucho” (kontakt z reżyserem lub inspicjentem).

Sukces ma wielu ojców

Na sukces wydarzenia składa się wiele czynników: sprawna organizacja, wybór miejsca, catering, scenografia, agenda. Ale to dobrze przygotowani mówcy – o czym pisałem w jednym z poprzednich wydań THINK MICE – oraz właściwie dobrany prowadzący lub prowadząca wpływają na atmosferę i końcowy odbiór eventu. To oni mają przecież bezpośredni kontakt z publicznością i niejako sterują emocjami.

O autorze

Michał Micz Zalewski – ekspert w zakresie komunikacji oraz zarządzania informacją, właściciel marki Dobrze Powiedziane, konferansjer, doświadczony PR manager i rzecznik prasowy. Szkoli z wystąpień publicznych i media relations, zajmuje się mentoringiem wizerunkowym i zarządza komunikacją kryzysową.

TEKST PIERWOTNIE UKAZAŁA SIĘ NA ŁAMACH MAGAZYNU BRANŻY SPOTKAŃ pt. „THINK MICE”.
PUBLIKACJA ZA ZGODĄ REDAKTORA NACZELNEGO MAGAZYNU.