Jak wybrać konferansjera lub prowadzącego wydarzenie? 

Profesjonaliści branży spotkań zapytani o to, co składa się na „dobre” wydarzenie, zapewne bez trudu i na jednym tchu powiedzą: miejsce dostosowane do oczekiwań klienta i charakteru eventu, oprawa wizualna, catering, sprawna obsługa i miła atmosfera. To prawda. Ale kluczowe są jeszcze dwa aspekty: dobre prelekcje, które zostają w pamięci uczestników oraz dobry prowadzący, który zamiast irytować – a sami pewnie wiecie, że czasem tak bywa – opiekuje się publicznością i prelegentami oraz potrafi właściwie, z klasą i dystansem do siebie zachować się w każdej sytuacji.

źródło: Me Want Photo

Na wydarzenia w dużej mierze przyjeżdżamy po to, aby zdobywać kontakty i klientów. Część uczestników przyjeżdża jednak przede wszystkim po wiedzę i inspiracje. A jeśli te przekazywane są w sposób nudny, nieudolny i chaotyczny, wtedy całościowa ocena imprezy jest niska. Nawet jeśli organizator zainwestuje w znane nazwiska i… kawę specialty. Czas więc dorzucić do listy czynników, które wpływają na „dobry” odbiór eventu także „dobre” przygotowanie ekspertów, których zapraszamy i którzy staną na scenie.

PAMIĘĆ

Najpierw zwróćmy jednak naszą uwagę ku… pamięci. W psychologii najczęściej uwzględnia się klasyfikację pamięci, która bierze na warsztat dwa kryteria: pierwsze – czy do pamięci informacji mamy świadomy i językowy dostęp oraz drugie – jak długo daną informację jesteśmy w stanie w naszej pamięci przechować. Bardzo często podczas prelekcji na konferencjach, kongresach, galach i na wszelkich jubileuszach mówcy stają na głowie, żeby przygotować „ich zdaniem – świetne przemówienie”. Jest ono najczęściej pełne detali i szczegółów. Dlaczego? Bo po pierwsze jest to dla nich ważny moment, ale także dlatego, że chcą się pochwalić. Strzelają liczbami, na ekranach pojawiają się wykresy, a z ust płyną trudne sformułowania. Tylko niestety najczęściej kończy się na tym, że po ósmej minucie, piątej tabelce w prezentacji i trzecim branżowym makaronizmie… odbiorcy się wyłączają. „O czym ta prezeska przed chwilą mówiła? Co ten facet z uniwersytetu w Bolonii w ogóle powiedział? Nic nie pamiętam…”

I tu kluczowa okazuje się nasza pamięć. To jak możemy pomóc jej właściwie pracować, czyli zapamiętywać to, o czym opowiadają prelegentki i prelegenci. Najwięcej i najlepiej zapamiętujemy, gdy doświadczamy oraz gdy jesteśmy włączeni w proces. Przeżycia, którym towarzyszą emocje, o wiele łatwiej znajdują przestrzeń w naszej głowie i są w niej zapisywane. Dlatego też najtrwalsze wspomnienia to na przykład: ślub, narodziny pierwszego dziecka (drugiego lub trzeciego też wypadałoby pamiętać), matura, egzamin na prawo jazdy albo genialna impreza. To są właśnie te momenty, w których doświadczaliśmy silnych emocji i byliśmy zaangażowani w zdarzenie. Byliśmy jego częścią.

ZMYSŁY

Podobnie jest z wydarzeniami. Zapamiętujemy te, które po prostu nas wciągnęły, zaskoczyły, zainspirowały. W czasie których nie tylko catering był dobry, lecz prelegenci potrafili sprawnie opowiedzieć o przygotowanych treściach, nawiązać interakcję z publicznością, a na slajdach nie było bloków tekstu i jedenastu tabel czy wykresów, lecz kluczowe hasła, dwie najważniejsze liczby i prosty przekaz.

Wszystko to wynika ze sposobu, w jaki nasze zmysły przyswajają nowe informacje. Elieri Samson, amerykańska specjalistka do spraw kreowania pozytywnego wizerunku, na podstawie swoich badań stwierdziła, że za 75 proc. tego, co odbieramy i zapamiętujemy odpowiada wzrok, 13 proc. to słuch, 6 proc. dotyk, węch i smak po 3 proc. Podsumowując, 88 proc. wrażeń stanowi to, co widzimy i to co słyszymy. I najważniejsze: nie tylko CO usłyszymy, ale też JAK te treści są nam przekazywane.

Oczywiście wielu ekspertów i znamienitych gości, którzy występują na wydarzeniach ma wrodzoną charyzmę i łatwość w przekazywaniu informacji. Są komunikatywni i „czują” publiczność. Ale nie wszyscy… Przytoczę kilka świeżych komentarzy, które usłyszałem od organizatorów wydarzeń:

• „Nie wiem jak oceniać prelegentów, którzy po analizie danych z ankiet NPS przekazali, że dobrze przygotowani prelegenci wpłynęli na pozytywny odbiór całego wydarzenia.”
• „Miało być jak na konferencjach TED, a wyszło… czyli po polsku.”
• „Zrobiła show, ale… nic nie powiedziała.”
• „Nie wiem co poszło nie tak, taka jakaś niespójność…”
• „No ładnie to wyglądało, ale… historia była?”
• „No nie, to moja ulubione – „Ale się umordowałem tym wystąpieniem!””
• „Publiczność… umordowana? Atmosfera? No nie… prelekcjami.”

RADY

Ale koniec z narzekaniem. Czas na konkrety. Na początek pięć rad, które na pewno pomogą wszystkim mówcom w czasie występowania:

1. Nikt nie rodzi się mówcą. Kluczowe jest wcześniejsze przygotowanie i próby. Najlepiej swoją prelekcję powiedzieć zaufanej osobie, która będzie mogła od razu dać informację zwrotną. Często wydaje się nam, że nasze wystąpienie jest świetne. Czasem okazuje się, że tylko dla nas…
   
   
2. Prezentacja to narzędzie dla mówcy, nie dla publiczności. Warstwa graficzna jest kluczowa. Treści na slajdach mają pomagać nam opowiadać historię, a nie przytłaczać odbiorców i zmuszać ich do czytania i słuchania równocześnie. Niby oczywiste, ale wszyscy nagminnie o tym zapominają. Na slajdzie powinny pojawiać się kluczowe hasła, maksymalnie dwie lub trzy liczby, jeden wykres i prosty, ilustracyjny przekaz.
   
   
3. Mów narracyjnie. Przytaczaj anegdoty oraz mów o sytuacjach, które miały miejsce lub mogłyby się wydarzyć.
4. A jeśli w opowieściach bliskich nam osób pojawiają się konkretne dane, dzięki temu że są zakorzenione w historii, łatwiej jest nam je zapamiętać. Tak samo należy działać na scenie. Jeśli mamy przekazać liczby lub dane, niech nie będzie ich zbyt dużo. Wszystkich i tak nikt nie zapamięta.
   
   
5. Mów po ludzku, czyli… językiem mówionym, a nie pisanym. Jestem ewangelistą i ambasadorem przygotowywania sobie notatek i korzystania z nich na scenie. Gdy sam prowadzę wydarzenia, mam ze sobą tablet lub podkładkę ze scenariuszem. Jednak kluczowe jest to, by nie czytać oraz by notatki po napisaniu zostały przerobione na język mówiony. Dlaczego? Ponieważ mówiąc, używamy całkowicie innej składni – mówimy prościej, zdania są krótsze, stosujemy inne formy gramatyczne. Gdy prelegenci lub prelegentki zaczynają czytać, nasz mózg automatycznie wyłącza się po kilku minutach. I chyba nie muszę nadmiernie udowadniać, że są to najgorsze z najgorszych prelekcji, prezentacji i mów. Przekonaliśmy się o tym organoleptycznie.

SZKOLENIA

Jednak te rady to jedno. O wiele lepszym pomysłem jest zainwestowanie w szkolenie dla zapraszanych mówców. To nowy trend, który udało mi się zaobserwować na rynkach zagranicznych, a także w czasie wydarzeń w Polsce, gdy w programie pojawiają się osoby, które nigdy nie miały okazji dzielić się swoimi doświadczeniami lub wynikami badań z większą grupą osób na eventach. Kilkukrotnie zdarzyło mi się prowadzić warsztaty z wystąpień publicznych oraz publicznego zabierania głosu, by przygotować prelegentów oraz wspomóc ich w pracy nad prezentacjami. Czy jest to reklama? Pewnie wiele osób uzna, że tak. Nie zamierzam z tym walczyć. Widzę jednak, jakiej pewności siebie nabierali uczestnicy takich szkoleń, którzy potem czuli się na scenie o wiele swobodniej. Bardziej istotna była natomiast dla mnie informacja zwrotna od organizatorów, którzy po analizie danych z ankiet NPS przekazali, że dobrze przygotowani prelegenci wpłynęli na pozytywny odbiór całego wydarzenia. W takie warsztaty warto zatem inwestować.

I na koniec ciekawostka. W naszym mózgu działa enzym, który wspomaga… zapominanie. To fosfataza białkowa 1, w skrócie PP1. Jeśli odpowiednio ćwiczymy nasz mózg i uczymy się nowych rzeczy, rozwijamy się i doświadczamy, wtedy poziom tego enzymu jest utrzymywany na stałym, w miarę niskim poziomie. Jeśli leniuchujemy, „obijamy się” albo po prostu coś przestaje nas interesować, poziom fosfatazy wystrzeliwuje w kosmos. Życzę więc, by Wasze wydarzenia były nie tylko angażujące, pełne emocji i zaprojektowane pod doświadczenie, lecz także by prelegenci i prowadzący mówili ciekawie i wciągająco. Dlaczego? Aby takie wydarzenia zostały z uczestnikami na długo, a PP1 – przypomnę: enzym wspomagający zapominanie – nie miał zbyt dużo roboty.

O autorze

Michał Micz Zalewski – ekspert w zakresie komunikacji oraz zarządzania informacją, właściciel marki Dobrze Powiedziane, konferansjer, doświadczony PR manager i rzecznik prasowy. Szkoli z wystąpień publicznych i media relations, zajmuje się mentoringiem wizerunkowym i zarządza komunikacją kryzysową.

TEKST PIERWOTNIE UKAZAŁA SIĘ NA ŁAMACH MAGAZYNU BRANŻY SPOTKAŃ pt. „THINK MICE”.
PUBLIKACJA ZA ZGODĄ REDAKTORA NACZELNEGO MAGAZYNU.