Miniporadnik: jakich błędów nie popełniać podczas uczestnictwa w konferencji

Każdy z nas od czasu do czasu jeździ na szkolenia. Kongresy i konferencje dla profesjonalistów z różnych obszarów i sektorów, warsztaty, sympozja i fora. Choć dotyczą spraw przeróżnych, pod względem organizacyjnym są zazwyczaj podobne. Zamyśliłem się, podumałem i zdałem sobie sprawę, że jest MNÓSTWO rzeczy i spraw, które denerwują mnie w konferencjach właśnie, lecz są powtarzalne. I co najważniejsze, są w 100% zależne ode mnie! Podrzucam dlatego spontanicznie napisany miniporadnik: jakich błędów nie popełniać podczas uczestnictwa w konferencji.

źródło: 

1. Na moim profilu na LinkedInie (o tutaj: KLIK) jakiś czas temu zadałem pytanie: „co irytuje Was podczas konferencji i kongresów? I… jakie błędy sami popełniacie, kiedy jesteście uczestnikami konferencji i szkoleń?” Uzyskałem odpowiedzi, których w ogóle się nie spodziewałem, bo zaczęliście pisać, co przeszkadza Wam w ogóle w konferencjach i szkoleniach, nie zaś jakie błędy sami popełniacie. Dzięki temu uzyskałem sporo materiału na kolejny wpis:” co denerwuje uczestników konferencji”. Szczegóły wkrótce!

Weź notatnik

• Do pakietów powitalnych organizatorzy dorzucają notatnik i długopis. To już praktycznie standard. Czasem jednak, mimo intensywnych poszukiwań w gąszczu ulotek partnerów i ulotek, niestety go tam nie ma… Miej więc zawsze przy sobie swój notes. A jeśli takiego nie posiadasz, pamiętaj, że zawsze możesz użyć aplikacji Notatnik w telefonie. Najważniejsze – po prostu notuj hasła, myśli i pomysły, bo na konferencji dzieje się zawsze… za dużo! Tak wiele pomysłów i inspiracji umyka. A tak w ogóle… to ostatnio odmawiam brania pakietów powitalnych na konferencjach, ponieważ są tam rzeczy, które są mi absolutnie niepotrzebne… Nie potrzebuję 43 notatnika, kubka z logotypem itp. Polecam takie podejście — delikatnie dziękuję i uśmiecham się.

Pierwsze rzędy nie gryzą

• Zajmij miejsce z przodu sali. Od dziecka wpaja się nam: nie wyskakuj przed szereg, nie afiszuj się, stań spokojnie z tyłu. Basta! Jedziesz na konferencję, płacisz za nią, więc masz pełne prawo siedzieć tak blisko prelegenta, jak chcesz. Po prostu musisz się odważyć podejść kilka kroków dalej w stronę sceny lub ekranu. Nie siadaj w przedostatnim rzędzie, bo to… bezpieczne. Do trzeciego rzędu marsz! Co najmniej

Zagaduj

• Na konferencjach jest zazwyczaj od kilkudziesięciu do kilkuset, a nawet kilku tysięcy osób. Jeśli jedziesz na szkolenie sam – podejdź do kogokolwiek, przedstaw się i zapytaj skąd przyjechał lub dlaczego wybrał to szkolenie. Wiem, jest to trudne, ale… Networking i nawiązywanie kontaktów jeszcze nikogo nie zabiły (chyba…). Tak zdobyte kontakty zazwyczaj procentują. Jeszcze nie wiesz kiedy, ale na pewno się to stanie. Jeśli jedziesz natomiast na konferencję w towarzystwie dwóch lub trzech osób z pracy, wyjdź ze swojej strefy komfortu i rozmawiaj z innymi uczestnikami wydarzenia. Z koleżanką lub kolegą z biura porozmawiasz jeszcze nieraz.

Odpowiadaj na pytania prowadzącego

• Nieodłącznym elementem prelekcji są pytanie. Nie tylko te na końcu prezentacji, ale także w trakcie. Sam staram się używać tego narzędzia w czasie wystąpień — zadaję pytania — i wiem, że jest ono bardzo skuteczne. Prowadzący lub też mówca zadaje pytanie po to, by usłyszeć odpowiedź. Liczy na dialog. Korzyści są natomiast co najmniej dwie: dla Ciebie, uczestniku wydarzenia – rozbudzasz się, zmuszasz do myślenia, a sama interakcja powoduje, że czujesz się doceniony i zauważony (często mimo irracjonalnego stresu w momencie, gdy masz publicznie zabrać głos); dla prelegenta – wie, że jest słuchany, że kogoś interesuje jego wykład – wykład, nad którym długo pracował. Nie wstydź się. Odpowiadaj na pytania głośno i donośnie.

Zaczerpnij świeżego powietrza

• W czasie przerwy kawowej nie siedź w sali. Zazwyczaj pomieszczenia konferencyjne pozbawione są dostępu do światła dziennego i są intensywnie klimatyzowane. Skorzystaj z okazji, którą daje Ci organizator. Jak sama nazwa wskazuje jest to… przerwa! Wyjdź przed obiekt, w którym odbywa się wydarzenie, pooddychaj chwilę świeżym powietrzem. A jeśli pada deszcz lub jest zimno, wyjdź z sali wykładowej do foyer, by zobaczyć chociaż przez chwilę kawałek nieba. Na pewno poczujesz się lepiej.

Odłącz się od sieci

• Jesteś na konferencji. Pomijam fakt, że za nią zapłaciłeś – Ty osobiście lub Twój pracodawca. Jesteś jednak poza miejscem pracy po to, żeby się czegoś nauczyć. Wyłącz telefon, nie uruchamiaj laptopa, nie sprawdzaj co 5 minut poczty lub mediów społecznościowych. Wyjechałeś na szkolenie i ustawiłeś sobie „zwrotkę”. Pozwól sobie samemu skupić się na treściach i prelegentach, dla których przyjechałeś. Wciskanie F5 i odświeżanie skrzynki naprawdę rozprasza. (A jeśli klepiesz w pośpiechu maila w trakcie prelekcji, pamiętaj, że przeszkadzasz także innym uczestnikom – w sali, w której mówi tylko jedna osoba, klawisze głośno stukają. A paznokcie uderzające w klawiaturę? O… najgorzej).

Zainspiruj się

• Większość konferencji w swoich programach zawiera prezentację popularnych kejsów, czyli case studies/studium przypadku. Nie jesteś tutaj po to, by tylko posłuchać o genialnym pomyśle. Przyjechałeś, by spróbować zaadaptować ten pomysł do swoich działań, by przenieść ideę do Twojego sektora, by zainspirować się! Nie słuchaj biernie – bądź aktywnym, myślącym słuchaczem, który wykorzysta zdobytą wiedzę podczas swojej codziennej pracy.

Po prostu słuchaj.

• Przyjechałeś na konferencję wysłuchać prelekcji o interesujących Cię tematach. Jeśli któryś z punktów programu Cię nie zainteresuje i prezentacja okaże się mało atrakcyjna lub po prostu nudna (tak też się zdarza), staraj się jej wysłuchać. Być może jednak coś z niej wyniesiesz? Jeśli jednak po 3 zdaniach wiesz już, że nic z tego nie będzie, pozwól słuchać innym. Nie rozmawiaj. Nie sprawdzaj maila. Nie odświeżaj Facebooka, Instagrama i TikToka. Okaż szacunek prelegentowi. By przygotować swoje wystąpienie musiał poświęcić sporo czasu, a teraz w czasie, w którym Ty się nudzisz, on pewnie się stresuje. Dodaj mu otuchy i po prostu go wysłuchaj.

Zaplanuj czas po konferencji.

• To chyba jeden z najistotniejszych punktów. Jesteś na konferencji. Poznajesz mnóstwo ludzi. Słuchasz 30 prelegentów. Uczestniczysz w 4 warsztatach w ciągu 2 dni. I co dalej? Wracasz do pracy. STOP! Wracasz do pracy i pierwsze 2 godziny po powrocie nie poświęcasz na odgrzebanie się z czekających maili, lecz bierzesz notatnik, w którym przecież skrzętnie notowałeś i czytasz zebrane w nim myśli. W czasie jednego lub dwóch dni konferencji dzieje się bardzo dużo. Zarezerwuj chwilę, by zastanowić się nad tym, co usłyszałeś. Przeanalizuj jeszcze raz program. Przypomnij sobie wysłuchane prelekcje. Będzie Ci łatwiej wykorzystać poznane narzędzia oraz zapamiętać wskazówki, które dali Ci zaproszeni na wydarzenie goście. To naprawdę istotne! Nasza pamięć jest bardzo ulotna. Pozwól Twojemu umysłowi na uporządkowanie myśli.

Nie pozostaje mi już nic, tylko życzyć Wam wszystkim owocnych i satysfakcjonujących wyjazdów na konferencje!

Zapraszam na mój profil na Instagramie: @dobrzepowiedzianecom